T.C.
GİRESUN ÜNİVERSİTESİ
Keşap Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü
Görev Tanımı Formu
Adı Soyadı: Mustafa TEKİN
Şef
Görev ve Sorumluluklar
TAHAKKUK İŞLERİ - TAŞINIR İŞLEMLERİ - MUHTASAR - ÖĞRENCİ STAJ (SGK) İŞLEMLERİ - GÜYBİS İŞLEMLERİ
- Akademik personelin ek ders işlemlerini ve ödemelerini yapar.
- Personelin yurt içi ve yurt dışı geçici görev yollukları ile sürekli görev yolluklarını için gerekli işlemleri hazırlar.
- Yüksekokul bütçe hazırlıklarını yapar.
- Yüksekokulun ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin satın alınması için gerekli çalışmaları yapar.
- Personel giysi yardımı evraklarını hazırlar.
- Akademik personelin maaş ve terfi cetvellerini hazırlar.
- İdari personelin maaş, terfi, fazla mesailerini ve ödeme evraklarını hazırlar.
- Elektrik, su, telefon, doğalgaz vb faturaların ödeme hazırlığını yapar.
- Akademik ve idari personelle ilgili özlük, terfi, kesinti ve her türlü yazışma işlemlerini yapar.
- Mevcut potansiyelin tümünü kullanarak İç Kontrol Standartları Eylem Planı amaçlarına ulaşmaya çalışmak.
- İç Kontrol Standartları Eylem Planı uygulama alanında belirtilen faaliyetleri yerine getirmek,
- Taşınır Mal Yönetmeliğine göre mal kayıt kontrol işlemlerini yapmak.
- Depodaki malzemelerin giriş, çıkış ve kontrol işlemlerini yapar, Taşınır İşlem Fişi kesmek, Ambar kaydı tutmak.
- 3 ayda bir Giresun Üniversitesi Rektörlüğü Strateji Daire Başkanlığına Tüketim Malzemeleri Çıkış Raporunu gönderir.
- Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yapar.
- Güybis sistemine Yüksekokula ait bilgi girişlerini yapar.
- Yüksekokulun her türlü ödeme emri ile yapılacak ödeme işlemlerini yapar.
- Yüksekokul sözleşmeli personelin maaş ve muhtasarlarını yapmak.
- Yüksekokul öğrencilerinin 3+1 stajı sigorta girişlerini-çıkışlarını ve aylık muhtasara ödemelerini yapar.
- Yüksekokulla ilgili her türlü avans çekme ve kapama işlemlerini yapar.
- Mali işlerle ilgili yazıları EBYS sistemi üzerinden takip etmek, günlü yazılara cevap yazmak.
- Bağlı olduğu süreçler ile ilgili üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.
Sorumluluklar
- Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Yüksekokul Sekreterine karşı birinci derecede sorumludur.
Adı Soyadı: Beytullah ÖZTÜRK
Şef
Görev ve Sorumluluklar
ÖĞRENCİ İŞLERİ - PERSONEL İŞLERİ - YAZI İŞLERİ - EVRAK KAYIT - KÜTÜPHANE - WEB SAYFA SORUMLUSU
- GRÜ Ön lisans ve Lisans eğitim-öğretim ve sınav yönetmeliği ile yönetmelik değişikliklerini takip eder, duyurularını yapar.
- Öğrenci kayıt evraklarını tutar.
- Öğrenci İşlerine havale edilen evrakların cevaplarını yazmak ve rutin yazışmaları yapar.
- Öğrencilerin tecil, not döküm belgesini, kayıt dondurma işlemlerini, başarı belgelerini öğrenci belgelerini, geçici mezuniyet belgelerini, öğrenci disiplin soruşturmaları yazışmalarını ve sonucunu vb. dokümanları hazırlar, arşivler ve öğrenci disiplin cezalarını ilgili yerlere bildirir.
- Mazereti nedeniyle sınavlara giremeyen öğrencilerin Yönetim Kurulu Kararlarını ilgili bölümlere ve öğrencilere bildirir.
- Öğrencilerin eğitim-öğretim ile ilgili sorularını cevaplandırır ve ilgili birimlere yönlendirir.
- Gerektiğinde öğrenci işlemleri için kurum içindeki diğer birimlerle iletişim kurar.
- Öğrencilerle ilgili tüm evrakları arşivler. EBYS sisteminde birimiyle ilgili yazışmaları takip eder, sonuçlandırır.
- Servis dersleri için yapılan muafiyet sınav sonuçlarının otomasyon sistemine girişini yapar.
- Öğrencilerin kayıt dondurma ve kendi isteğiyle kayıt sildirme taleplerine ilişkin işlemleri yürütür.
- Mezuniyetine tek ders kalanların sınava müracaatları durumunda sınava girebilme şartlarını araştırır ve Müdürlüğe bildirir.
- Azami öğrenim süresini dolduran öğrencilerin kayıtlarını günü geldiğinde silinmesi için gerekli evrakları düzenler.
- Dönem başlarında öğretim elemanı ders görevlendirmelerini sistem üzerinden yapar.
- Öğrenciler ile ilgili her türlü duyuruları yapar. Öğrenci kimlik dağıtım işlemlerini yapar.
- Kaydı silinen öğrenciler ve Yüksekokulumuzdan yatay geçişle ayrılan ya da Yüksekokulumuza yatay geçiş ile gelen öğrencileri Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirir.
- Yüksekokul Müdürlüğüne yazılmış yazıları gelen evrak defterine kayıt eder ve Yüksekokul Müdürüne sunulması için Yüksekokul Sekreterine teslim eder. (Yüksekokul Müdürü kendisine sunulan evrakı konu ile ilgili Müdür Yardımcısına Müdür Yardımcısı Yüksekokul Sekreterine Yüksekokul Sekreteri de ilgili birimlere havale eder).
- Yüksekokul Sekreteri tarafından birimlere havale edilen yazıları ilgili bürolara iletir.
- Yazı İşlerine havale edilen cevap yazılması gereken yazıları, idaresinin görüşü doğrultusunda hazırlayarak EBYS üzerinden yazar. Ekli evrakların aslını doyalar, postalanacak evrakları ilgili memurlar aracılığıyla posta/kargoya verir.
- Yüksekokul Yönetim Kurulunda alınan kararları Yüksekokul Sekreterinden alarak hazırlar kurul üyelerine imzalattırır ve Yönetim Kurulu Kararları Dosyasına koyar. İşlem görecek kararları ilgili birimlere yazar.
- Yüksekokul Kurulunda alınan kararları Yüksekokul Sekreterinden alarak hazırlar, kurul üyelerine imzalattırır ve Yüksekokul Kurul Kararları Dosyasına koyar. İşlem görmesi gereken kararları ilgili birimlere yazar.
- Yüksekokul Sekreterinin yönlendirdiği her türlü kurum içi ve kurum dışı yazışmaları hazırlar ve takip eder.
- Gelen yazıyı cevabı yazılıncaya kadar bekletir ve cevabı yazıldığında ikisini birlikte dosyasına kaldırır.
- Akademik ve idari personele duyurulması gereken yazıları matbu hazırlanan imza sirküleri ile imza karşılığı duyurulmasını sağlar.
- Her yarıyıl başında Yüksekokul Programlarında Üniversitemiz bünyesinden veya dışarıdan bazı dersleri okutmak üzere görevlendirilen öğretim elemanlarının görevlendirilebilmeleri için kurumlarından onay alınması için yazışmaları yapar.
- Personelden gelen dilekçeleri kabul eder ve yüksekokul sekreterini bilgilendirir. EBYS sisteminde birimiyle ilgili yazışmaları takip eder, sonuçlandırır.
- Yüksekokul Akademik personelinin görev süresi uzatımını takip eder, ilgili bölüme bilgi verir.
- Yüksekokul Akademik ve İdari personelin yıllık izinlerini hazırlar ve takip eder.
- Kütüphane sorumlusu ve web sorumlusu olarak Yüksekokul Kütüphanesi ve internet sitesi ile ilgili tüm iş ve işlemleri yürütür. Web sitesinin hazırlanmasından ve takibinden sorumludur.
- Bağlı olduğu süreçler ile ilgili üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.
Sorumluluklar
- Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Yüksekokul Sekreterine karşı birinci derecede sorumludur.
Adı Soyadı: Şenay ER
Bilgisayar İşletmeni
Görev ve Sorumluluklar
..
Adı Soyadı: Aysel OKUMUŞ
Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni
Görev ve Sorumluluklar
..
